In der heutigen digitalen Welt wirst du zunehmend mit komplexen IT-Herausforderungen und Sicherheitsrisiken konfrontiert. Ein aktuelles Thema, das dabei immer wieder in den Vordergrund rückt, ist der Umgang mit Sicherheitslücken in Maklerunternehmen. Trotz der Verfügbarkeit von Cyber-Versicherungen und anderen Schutzmaßnahmen zeigen Untersuchungen, dass in 99 % aller Maklerunternehmen massive Sicherheitslücken bestehen. Diese Lücken können erhebliche Folgen für die Datensicherheit und deinen Geschäftsbetrieb haben.
Ich beleuchte in diesem Blogbeitrag die Hauptursachen dieser Sicherheitsprobleme und debe dir praxisnahe Tipps, wie du deine IT-Sicherheit verbessern kannst. Von der richtigen Verwaltung von Zugangsdaten und Passwörtern bis hin zur Implementierung von Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßigen Mitarbeiterschulungen – ich zeige dir ganz genau, welche Schritte notwendig sind, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren. Darüber hinaus erfährst du, warum es wichtig ist, als Versicherungsmakler und -vermittler ein Vorbild in Sachen IT-Sicherheit zu sein und wie eine gut durchdachte Strategie nicht nur die Sicherheit erhöht, sondern auch das Vertrauen deiner Kunden stärkt.
Durch meine Beratungstätigkeit sehe ich tagtäglich wie Makler und Vermittler arbeiten und wie fahrlässig mit den eigenen Daten und deren Sicherheit umgegangen wird. Dabei muss ich immer wieder feststellen: Das Sicherheitsrisiko Nummer 1 sitzt ca. 50 cm vor dem Bildschirm. Das bist du, das sind deine Mitarbeiter. Eine der typischsten Fehlerquellen und größten Sicherheitslücken, die hier vorhanden sind, sind in erster Linie: Wie wird überhaupt mit Zugangsdaten umgegangen, mit Zugangsdaten und Passwörtern?
Umgang mit Zugangsdaten und Passwörtern
Du hast als Unternehmer zahlreiche Zugangsdaten zu Versicherern, Microsoft 365, Webseiten, Kundenverwaltungssystemen und anderen Plattformen. Doch wo werden diese Zugangsdaten typischerweise gespeichert? In vielen Betrieben findet man sie in einer Excel-Tabelle, in Outlook-Kontakten, unverschlüsselt auf einem Blatt Papier oder in kostenfreien Low-Level-Passwortmanagern. Das ist alles andere als sicher.
💡 Bitte nutze einen sicheren und professionellen Passwortmanager wie 1Password.
Mehrfache Verwendung von Zugangsdaten
Ein weiteres großes Problem ist die mehrfache Verwendung von Zugangsdaten, Passwörtern und Benutzernamen. Wenn ein Anbieter gehackt wird, kann der Angreifer diese Zugangsdaten nutzen, um auf andere Konten zuzugreifen. Daher ist es unerlässlich, überall komplett unterschiedliche Zugangsdaten zu verwenden. In vielen Fällen werden Passwörter jedoch 50- oder 100-mal verwendet, was die Sicherheit erheblich gefährdet.
💡 Verwende niemals dasselbe Passwort mehrmals.
Vermeidung von Cyber-Versicherungsschäden
Es ist wichtig, zu verhindern, dass es überhaupt zu einem Schaden kommt, bei dem die Cyber-Versicherung greifen muss. Oft werden Zugangsdaten unnötigerweise geteilt, obwohl sie personenbezogen sein sollten, um nachvollziehen zu können, wer was macht. In den meisten Fällen gibt es jedoch nur einen Benutzernamen und ein Kennwort, die von mehreren Mitarbeitern geteilt werden. Dies führt zu Kontrollverlust, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
💡 Achte darauf, dass nur diejenigen Zugang bekommen, die ihn auch wirklich benötigen.
Zwei-Faktor-Authentifizierung als Sicherheitsmaßnahme
Ein weiterer Sicherheitsaspekt ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung, die bei Online-Banking Standard ist. Diese Methode kann auch bei nahezu allen seriösen Online-Anbietern aktiviert werden und bietet einen erheblichen Sicherheitsvorteil. Doch viele Unternehmen verzichten darauf, weil es als unkomfortabel angesehen wird.
💡 Kontrolliere, dass du bei denen Tools und Software die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert hast.
Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
Deine Mitarbeiter sollten regelmäßig von dir geschult und sensibilisiert werden. Es ist deine Aufgabe als Unternehmer, ihnen einfache Tipps zu geben, worauf sie achten sollten und wo sie besser nicht klicken sollten. Diese simplen Maßnahmen können große Auswirkungen auf die Sicherheit haben.
Cyber-Versicherung als Ergänzung
Wenn du alle diese Maßnahmen umgesetzt hast, ist es natürlich sinnvoll, zusätzlich eine Cyber-Versicherung abzuschließen. Als Versicherungsmakler und Versicherungsvermittler solltest du als Vorbild vorangehen und das Thema IT-Sicherheit optimal managen. Wenn du deine IT und deren Sicherheit besser in den Griff bekommen und gleichzeitig deine Prozesse automatisieren und vereinfachen möchtest, dann melde dich bei mir und lass uns miteinander sprechen.
Als moderner Arbeitgeber kommst du um das Thema Homeoffice nicht herum. Flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit ohne technische Einschränkungen auch aus dem Homeoffice arbeiten zu können, sind heute ein wichtiger Faktor um hochqualifiziere Mitarbeiter zu finden. Auch hier spielen IT und Sicherheit eine entscheidende Rolle für deinen unternehmerischen Erfolg.
Traditionelle Methoden, wie der lokale Server im Büro, sind nicht mehr zeitgemäß und können zahlreiche Probleme mit sich bringen. Der Wechsel zu Cloud-Diensten und modernen Softwarelösungen bietet zahlreiche Vorteile, von erhöhter Flexibilität bis hin zur verbesserten Sicherheit. Von Remote-Desktop-Software über digitale Kundenberatung bis hin zur digitalen Unterschrift – online ist alles möglich.
Effektiv schlägt perfekt
Willst du möglichst wenig Probleme? Arbeite in der Cloud! Ein klassischer Fall ist hier zum Beispiel der Google Worksapce. Oder ein webbasiertes Maklerverwaltungsprogramm wie Insurgo. Cloud-Dienste speichern Daten dezentral im Web und du kannst von überall darauf zugreifen. Wenn du hingegen noch einen Server im Büro hast, welcher nicht wirklich an die Außenwelt angeschlossen ist, wirst du mit dem Thema Homeoffice Probleme haben. Natürlich kannst du jetzt nicht innerhalb kürzester Zeit deine gesamte überalterte Infrastruktur umstellen können. Deshalb gilt es zuerst einmal, sich auf einfache und effektive Maßnahmen zu fokussieren, die kurzfristige Erfolge bringen.
Von Zuhause auf den Bürorechner zugreifen
Eine einfache und schnelle Lösung ist der Einsatz von Remote-Desktop-Software. Diese ermöglicht dir den Fernzugriff auf deinen Arbeitsplatz. Bewährte Programme sind hier TeamViewer oder anydesk. Anydesk habe ich persönlich kurzfristig mit verschiedenen Kunden umgesetzt – und die sind alle hoch zufrieden. Denn das ganze ist sicher, verlässlich und kostengünstig.
Kundenberatung
Auch die Beratung findet zunehmend online statt, mittels Web-Meeting. Hier eignet sich am besten Google Meet oder Microsoft Teams. Bei diesen Programmen kommen wir virtuell mit dem Kunden zusammen (mittels Video). Zudem können wir gleichzeitig auch noch unseren Bildschirm freigeben bzw. „teilen“, sodass man sehr einfach Dokumente, Schaubilder und andere Unterlagen sehen und besprechen kann. Der Kunde sieht in dem Moment genau das, was du siehst. Du kannst ihn also detailliert durch das Dokument führen und sogar Sachen markieren, einfache Grafen und Diagramme zeichnen etc.
Vertragsabschluss
Der Vertragsabschluss mit Papier und Stift ist ohnehin fast schon aus der Mode gekommen. Denn solche Verträge nehmen viel zu viel Platz weg in Ordnern und Regalen, und brauchen auch viel zu lange um gefunden zu werden. All diese Probleme haben digitale Verträge nicht. Daher ist jetzt die Zeit, die digitale Unterschrift in unserer Branche weiter voranzutreiben. Dafür bereitest du einfach das betreffende Dokument als PDF vor und sendest einen Zugangslink an den Kunden. Dieser kann schnell und unkompliziert mittels Smartphone unterschreiben. Als alleinstehende Lösung ist meiner Meinung nach Adobe Sign die beste Lösung.
Kommunikation im Team
Um dich im Team gut abzustimmen wählst du am besten Google Meet oder Microsoft Teams. Beide Programme erlauben dir, sich mit Bild und Sprache austauschen. Wer es etwas umfangreicher haben möchte, dem empfehle ich Slack. Wichtig ist, dass beim Thema Homeoffice und Remote Work die interne Kommunikation nicht zu kurz kommt. Gleichzeitig kannst über solche Programme sicherstellen, dass wichtige Informationen alle erreichen, diese dokumentiert sind und über sogenannte Reaktionen wie ✅ oder 👍 kannst du erkennen, ob alle Mitarbeiter die Information gelesen haben.
Telefonanlage
Auch hier zuerst einmal die Ideal-Lösung: Eine voice over IP Anlage in der Cloud. Damit hast du maximale Flexibilität und kannst von überall aus telefonieren. Für deinen Kunden ist es, als würdest du von deinem Büro aus anrufen – und deine private Nummer dringt nicht nach außen. Wenn du bei dem ganzen Thema noch nicht soweit bist, dann richte dir einfach eine Weiterleitung von deinem Firmen-Festnetztelefon auf dein Smartphone ein.
Physische Post
Physische Post kannst du ganz einfach über einen Scan-Dienst wie Dropscan automatisch digitalisieren lassen. Du richtest dir bei der Deutschen Post eine Brief-Weiterleitung ein und deine Post wird direkt an einen professionellen Scan-Dienstleister weitergeleitet, der dir verlässlich deine Post digitalisiert. So kannst du jederzeit und von überall drauf zugreifen und du hast gleichzeitig deine Dokumentenablage digitalisiert.
Das größte Sicherheitsrisiko für deine Unternehmensdaten geht oft von dir selbst aus. Insbesondere der fahrlässige Umgang mit Zugangsdaten stellt ein erhebliches Problem dar. Um die Sicherheit zu verbessern, solltest du unbedingt einen professionellen Passwortmanager verwenden, individuelle Zugangsdaten erstellen und die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Zudem ist eine regelmäßige Schulung und Sensibilisierung deiner Mitarbeiter essenziell.
Moderne Cloud-Lösungen bieten Flexibilität und Sicherheit, während digitale Vertragsabschlüsse und Kommunikationsplattformen wie Google Meet und Microsoft Teams die Effizienz erhöhen. Der Umstieg auf diese Technologien wird langfristig die Sicherheit und den Erfolg deines Unternehmens gewährleisten.
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