Digitalisierung mit klassischer Briefpost verbinden

 In Allgemein, Digitalberatung

Die fortschreitende Digitalisierung stellt das altbekannte Arbeitsumfeld mehr und mehr auf den Kopf. Servicesprozesse werden automatisiert, Social Media und Cloud Computing ermöglichen eine völlig neue Art der Kommunikation. Neue Erfolgsfaktoren bestimmen die Arbeit in großen und kleinen Betrieben. Neue Kommunikationswege über Unternehmens- und Ländergrenzen hinaus führen zu mehr Vernetzung und neuen Möglichkeiten. Das bietet für kleine und große Unternehmen bisher ungeahnte Chancen.

In der Versicherungsbranche werden die Chancen der Digitalisierung im Ansatz noch nicht genutzt. Versicherer wie auch die Vertriebe arbeiten auf veralteten Systemen und kommunizieren sehr stark mittels Briefpost.

Wie kann ein modernes Versicherungsmaklerbüro diese Hürden nehmen und den Papierprozess digitalisieren? Dafür müssen wir die Briefpost in zwei Bereiche aufteilen – Posteingang und Postausgang.

Posteingang

Viele Versicherer versenden Zweitschriften wie Policen, Beitragsrechnungen, Rückfragen etc. per Post, aber auch Courtageabrechnungen und Schreiben von Geschäftspartnern kommen häufig auf dem Postweg. Fehlende technische Möglichkeiten und organisatorische Ursachen werden häufig als Begründung für den Postweg genannt.

Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Bearbeitung Ihrer Post und nehmen Sie einen spezialisierten Dienstleister in Anspruch. Dropscan ist der führende Anbieter für klein- und mittelständische Unternehmen zur Digitalisierung der Post.

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Dropscan

Mithilfe dieses Services erhalten Sie Ihre Post als PDF-Datei in einem Onlinezugang, per Email oder durch Integration in moderne Speichersysteme. Natürlich eignet sich so ein Dienst auch, um Ihre Mitarbeiter bei der Bearbeitung des Posteingangs effektiv zu entlasten.

Nachdem die Post bei Dropscan eingegangen ist und Vorder- und Rückseite der ungeöffneten Briefumschläge gescannt und in die Scanbox des Kunden geschickt wurden, kann der Kunde selbst entscheiden, was mit seiner Post passieren soll. Die Poststücke werden solange aufbewahrt, bis der Kunde entscheidet, was mit seiner Post geschehen soll.

  • Sollen Briefe geöffnet werden, wird der Inhalt digitalisiert und dem Kunden als PDF-Datei zur Verfügung gestellt. Dies geschieht innerhalb von 24 Stunden. Auch die automatische Öffnung der Briefe lässt sich einstellen.
  • Unwichtige und nicht mehr benötigte Poststücke werden auf Kundenwunsch datenschutzgerecht vernichtet.
  • Wichtige Dokumente stehen für die Kunden auch weiterhin in Papierform zur Verfügung. Dropscan sammelt die Unterlagen und schickt sie dem Kunden jederzeit auf Wunsch als Sammelsendung in einem versicherten DHL-Paket zu.

Für die Weiterleitung Ihrer Post an Dropscan stehen zwei Wege zur Auswahl:

  1. Entweder lassen Sie Ihre Post gleich an den Ihre Scanbox bei Dropscan adressieren oder
  2. Sie nutzen den Weiterleitungsservice der Deutschen Post.

Die Kosten für den Scanservice orientieren sich an der Anzahl der Briefe und haben sich in der Praxis behauptet. Im Gegenzug wird das Personal entlastet und die Kosten für Anschaffung und Wartung von Scannern reduziert sich.

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Postausgang

Doch auch wir als Versicherungsmakler müssen gelegentlich reale Briefe verschicken, meist weil eine gewisse Zielgruppe Briefpost bevorzugt. Auch wenn das Briefeschreiben um vieles einfacher geworden ist, der Briefversand ist auf traditionelle Art immer noch aufwendig und zeitraubend.

Computer und Co. machen das Briefeschreiben zum Kinderspiel. Doch soll der Brief anschließend verschickt werden, fängt die Arbeit erst so richtig an. Der Brief muss ausgedruckt werden, der Briefbogen gefaltet und in ein passendes Kuvert gesteckt werden. Anschließend muss die Briefmarke aufgeklebt werden und letztendlich der Brief in den nächsten Briefkasten geworfen oder zur Post gebracht werden. Schon ein kleiner Brief verursacht einen riesigen Arbeitsaufwand. Wer auf dem Land arbeitet und dafür extra in die Stadt fahren muss, kennt die Tortur.

Dienste wie PixelLetter machen die gute alte Briefpost digital und nehmen dem Kunden nach der Brieferstellung die restliche Arbeit ab, die notwendig ist um den Brief auf den Postweg zu bringen.

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PixelLetter

Das Briefportal ist eine digitale Schnittstelle zwischen dem heimischen PC und der altbekannten Briefpost.

Das Verfahren ist einfach und effektiv. Der Brief wird wie gewohnt auf dem PC oder Laptop geschrieben, doch statt das Schriftstück auszudrucken, wird es vom Kunden direkt aus dem Druckmenu oder als PDF-Dokument per Email an den Server von PixelLetter gesandt. Die Unterschrift lässt sich auf dem Dokument als Grafik einfügen und wird entsprechend mitgedruckt.

Das Briefportal druckt den Brief aus, faltet, kuvertiert und frankiert ihn und gibt ihn an die normale Briefpost weiter. Der Brief erreicht also wie jeder selbst zur Post gebrachte Brief seinen Empfänger, sogar als Einschreiben.

Hier gibt es neben der Deutschen Post und PixelLetter noch viele weitere Anbieter. Von der Integration in Systeme wie Windows, Word etc. und der Druckqualität her ist PixelLetter mein Favorit. Die Preise für diesen Service orientieren sich an den bekannten Portokosten.

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Bild © PixelLetter

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