Ob Kundenanfragen oder die neue Webseite – Gutes Projektmanagement mit Meistertask

 In Allgemein, Tool-Tipps, Uncategorized

In meiner Arbeit mit Versicherungsmaklern fällt mir immer wieder eines auf: Viele sind sehr stark im Verkauf, das Thema Projektmanagement aber wird oft noch stiefmütterlich behandelt. Das ist schade, bringt doch ein gutes Projektmanagement deutlich bessere Arbeitsergebnisse hervor. Heute zeige ich dir mit Meistertask ein Online-Tool, mit dem du als Versicherungsmakler deine Projekte und Aufgaben deutlich einfacher organisieren kannst.

Alles wird komplexer – lass es uns vereinfachen!

„Da war doch noch diese Anfrage von Herrn Müller wegen der Gewerbepolice. Irgendwo muss diese Mail doch sein“. “Hat Frau Schmidt eigentlich schon auf dein Angebot geantwortet?” Kommt dir das bekannt vor? Viele Makler bearbeiten Anfragen im Vertriebsprozess noch immer sehr manuell. Die einen nutzen ihren E-Mailclient als Archiv, andere arbeiten mit einer wilden Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch. Nochmal komplizierter wird es, wenn man im Team arbeitet. Wenn nämlich Mitarbeiter A nicht weiß, was Mitarbeiter B mit dem Interessenten schon besprochen hat, wirkt das nach außen schnell unprofessionell. Die gute Nachricht: Es gibt heute eine sehr schöne technische Lösung, um so einen Vertriebsprozess ganz einfach und transparent abzubilden.

Hierbei hilft das sogenannte Kanban-System. Diese Herangehensweise stammt eigentlich aus den 40er Jahren, als Toyota die Just-in-Time Produktion eingeführt hat. Im Kern geht es um die Minimierung von Aktivitäten, die zu Verlusten führen. Ich will dich aber nicht mit historischen Details aufhalten. Die für uns wichtigsten Elemente dieser Arbeitstechnik lauten: Visualisiere den Workflow und schaffe einen reibungslosen, klar nachvollziehbaren Arbeitsprozess.

Die Kanban-Tafel als Grundlage

Eine Kanban-Tafel besteht in der Regel aus Spalten und Karten, die man in eben jene Spalten legen kann. Die einfachste Aufteilung der Spalten wäre etwa „Aufgaben“, „in Bearbeitung“ und „erledigt”. Man legt dann eine neue Karte wie z.B. „Angebot für Herrn Meier schreiben“ in der Spalte „Aufgaben“ an und zieht sie dann mit der Maus erst in die Spalte “in Bearbeitung” bzw. dann in “erledigt” rüber.

Auch ein Vertriebsprozess in der Versicherungswirtschaft kann auf diese Weise dargestellt werden. Hier könnten die Spalten etwa “Anfrage”, “Angebot erstellt”, “Kundenrückfrage”, “Kundenzusage” oder “Kundenabsage” lauten. Man sieht dann in jeder Spalte, welcher Kunde sein Angebot bereits hat, wer noch Antworten auf Rückfragen braucht und wer das Angebot angenommen hat. Die Arbeit durchläuft also visuell die einzelnen Spalten und es ist für jeden Mitarbeiter sofort sichtbar, welcher Kunde gerade in welchem Stadium des Vertriebsprozesses ist. Jede Karte kann auch mit Kommentaren bestückt werden, so dass jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt gut informiert ist. Ein typischer Kommentar könnte also sein: “Ich habe mit Herrn Meier telefoniert – er wünscht, dass wir in die Rechtsschutzversicherung noch das Thema Verkehr aufnehmen. Könntest du das bitte machen @MartinMustermann”. Der Mitarbeiter Martin Mustermann erhält in diesem Fall eine E-Mail, dass sich in der Karte eine Aufgabe für ihn ergeben hat. 

Es gibt am Markt einige Tools, die diesen Prozess online abbilden können. Ich habe mich für den deutschsprachigen Anbieter MeisterTask entschieden, weil das Tool sehr einfach zu bedienen ist und super innovative Funktionen mitbringt.

Auch komplexere Projekte umsetzbar

Meistertask eignet sich auch für komplexere Vorhaben. Wenn im Büro etwa das Projekt “Neue Webseite” ansteht, könnte man dazu ebenfalls eine Kanban-Tabelle mit Aufgaben anlegen, die man dann den einzelnen Mitarbeitern zuweist. Auch externe Dienstleister können mit einem Zugang angebunden werden. So kann ich dem Kollegen die Aufgabe “Fachtexte Lebensversicherung schreiben” zuweisen, die Grafik-Agentur bekommt die Karte “Infografik zu Versicherungen in Deutschland anfertigen” und der Praktikant könnte “Preise bei verschiedenen Hostern recherchieren”. 

Auf den Punkt gebracht zeigen Tools wie Meistertask zu jeder Zeit, wer für was verantwortlich ist und welche Aufgaben noch offen sind. Funktionen wie Fristen, Labels oder Anhänge machen aus der einfachen grafischen Darstellung ein sehr praktisches Projektmanagement-Tool.

Auch die Arbeit im Team wird durch solche Kanban-Systeme einfacher, da ich jeder Karte einen Mitarbeiter zuweisen kann. Dieser bekommt dann den Hinweis, dass eine neue Aufgabe für ihn bereit  liegt. Ich kann so also Aufgaben zuweisen, derjenige übernimmt die Karte und schiebt sie in die nächste Spalte.

Automatisierung von Aufgaben

Meistertask hat den Vorteil, dass sich Aufgaben auch automatisieren lassen. So könnte man sagen, dass Aufgaben rund um das Thema Angebotserstellung immer automatisch dem Mitarbeiter C zugewiesen werden. Auch kann eine Zeiterfassung automatisch starten, wenn ein Mitarbeiter die Aufgabe übernommen hat. Es gibt für das Tool unzählige Möglichkeiten auf dem Gebiet der Automatisierung, die ich dir gern im Detail erläutere.

Mein Fazit

Durch Meistertask haben sich meine Arbeitsergebnisse nochmal deutlich verbessert, meine Projekte laufen flüssiger und es gehen keine Informationen verloren. Zudem ist es sehr einfach und innovativ bedienbar und am Ende ist es einfach auch schön zu sehen, wie all die kleinen Aufgaben Richtung Erledigt-Spalte wandern.

Neueste Beiträge
Kommentare
  • Uwe Neugebauer
    Antworten

    Hallo Yannick,

    danke erstmal für das tolle Videoseminar vom Freitag, war absolut Klasse. Doch jetzt zu Meistertask.
    Ich mache mien Schadensbearbeitung mit Meistertask. Dazu habe ich ein Projekt gemacht Schäden mit 5 Spalten:

    Offen – In Arbeit – Wartend Versicherung – wartend Kunde – erledigt

    Offen ist wenn der Schaden aneglegt wird mit Schadensnummer und Ansprechpartnern
    Sobald der erste Kommunikations Vorgang gemacht wird geht es in Arbeit
    Wartende Schäden kommen in die entsprechende Spalte
    erledigt ist klar, dort bleibt er bei mir 30 Tage und wandert dann erst ins Archiv.

    Ich hoffe das hilft, als Aufgabenplanner für daily doing nehme ich TICKTICK den kann ich mit den Aufgaben IDs dann direkt mit den Schäden verknüpfen.

Einen Kommentar hinterlassen

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.