Post in die Cloud – Schluss mit Papierkram

 In Allgemein, Business

Seit mehr als einem Jahr bin ich Kunde bei Dropscan, ein Anbieter für Scanservice in der Cloud. Ich lasse hier meine physische Post an das Postzentrum von Dropscan weiterleiten. Dort kann ich die Postsendungen digitalisieren, archivieren, vernichten oder weiterleiten lassen.

Seit mehr als einem Jahr bin ich Kunde bei Dropscan, ein Anbieter für Scanservice in der Cloud. Ich lasse hier meine physische Post an das Postzentrum von Dropscan weiterleiten. Dort kann ich die Postsendungen digitalisieren, archivieren, vernichten oder weiterleiten lassen.

Wie verläuft der Prozess?

Dropscan nimmt meine Post an, labelt den Umschlag, ordnet diesen meiner Scanbox (mein Postfach bei Dropscan, Bsp.: Scanbox #12345) zu und scannt Vorder- und Rückseite des Briefumschlags.

Bildschirmfoto 2016-03-23 um 16.27.45

Über den Posteingang werde ich per Email informiert. Ich logge mich jetzt mit meinem Account bei Dropscan ein und öffne meine Scanbox. Nun wird mir Vorder- und Rückseite des Umschlages angezeigt, damit ich entscheiden kann, was mit der Sendung passieren soll. Ist es Werbung? Dann kann ich diese gleich datenschutzgerecht vernichten lassen. Soll der Umschlag ungeöffnet archiviert oder weitergeleitet werden? Soll der Umschlag geöffnet und gescannt werden?


Man kann die Post auch immer sofort öffnen und scannen lassen.

Wurde der Umschlag geöffnet und gescannt, erhalte ich wieder eine Email als Benachrichtigung. Jetzt kann ich den Brief in einer PDF oder eine ZIP mit einzelnen PDFs herunterladen. Selbstverständlich kann ich mir die Sendungen auch direkt per Email zusenden lassen, je nachdem wie meine Unternehmensprozesse gestaltet sind.

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Wie kommt meine Post zu Dropscan?

Entweder Du lässt Deine Post direkt an Deine Scanbox adressieren und senden oder Du nutzt den Nachsendeservice der Deutschen Post AG und lässt die Post weiterleiten.

Deutsche_Post_Nachsendeservice_SCANBOX_erkannt_pdf

Wie kann ich meine Post an mich physisch weiterleiten lassen?

Wann immer Du möchtest, kannst Du einzelne Sendungen oder die gesamte Post an Dich oder Dritte weiterleiten lassen. Dropscan verschickt mit DHL, auch weltweit. DHL Pakete sind bis 500 Euro versichert und lassen sich anhand der Tracking-Nummer nachverfolgen.

Für wen eignet sich Dropscan?

Für moderne Menschen und Unternehmen.
Als Unternehmer will ich mich auf das Kerngeschäft konzentrieren – die Poststelle gehört nicht dazu. Und ich entlaste mit Dropscan auch mein Personal. Die Kosten für den gesamten Posteingangs-Prozess (Personal, Scanner, Entsorgung)  lassen sich reduzieren.
Für Berater oder Weltenbummler ist dieser Service sicherlich auch passend. Oder Gesellschaften (Immobilien, Vermögensverwaltung etc.) die im Ausland sitzen und/oder keine Büroräume in Deutschland unterhalten.

Wie sieht es mit Sicherheit und Datenschutz aus? 

Dazu gibt es hier einige Informationen. Möchte ich als Unternehmer personenbezogene Daten von Dritten verarbeiten lassen, so muss ich mit Dropscan eine „Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung“ schließen. Diese regelt auf 10 Seiten alle wichtigen Punkte. Ein Muster gibt es hier.

Das ist eine allgemeine Info und stellt keine Rechtsberatung dar.

Läuft Dropscan auf dem Smartphone?

Ja, ich nutze Dropscan auf meinem Iphone im Safari – das läuft super. Dropscan.de ist responsive und läuft auch mobil super.

Photo 23-03-16 17 08 47

Sind die PDF-Dokumente zur Langzeitarchivierung geeignet?

Die Dateien sind schreibgeschützt. Standard: PDF/A-2U, ISO-Name: ISO 19005-2

Wie sind die Bearbeitungszeiten?

24 Stunden, aber nur an Werktagen. Ich bin damit sehr zufrieden. Hier der Auszug aus den AGBs.

11.1. Die Scanaufträge, welche unter der “Scanbox”-Adresse des Kunden eingehen, werden regelmäßig innerhalb von 24 Stunden, spätestens innerhalb von 48 Stunden erfasst und in der “Scanbox” zur Verfügung gestellt. Bei Scanvorlagen, die mehr als 100 Seiten umfassen, kann sich diese Frist verlängern. Hier erfolgt in der Regel zuvor eine Rücksprache mit dem Kunden.

Beispiel: Montag kommt ein Brief an. Wann ist der Brief eingescannt?
Der Umschlag wird innerhalb von 24 Stunden gescannt. Das passiert nach meinem Gefühl am Tag des Einganges. >>Das ist auch meine Erfahrung aus eigenen Testbriefen<<
Jetzt ist die Frage, soll der Brief immer automatisch geöffnet und gescannt werden? Oder nur auf Wunsch, also nach Klick im System.
Wenn automatisch, dann liegt der Brief oft auch am gleichen Tag digital vor, aber spätestens am Folgetag (Werktag). Bei manueller Steuerung, spätestens 24 Stunden nach Auftragsaufgabe „Öffnen & Scannen“.

Wie praktikabel sind die evtl. verlängerten Postlaufzeiten ?

Das spielt nur eine Rolle, wenn die Briefe durch die Deutsche Post AG nachgesendet werden. Ich habe mich hierzu mit meiner Postbotin ausgetauscht. Die Info über die Nachsendung geht an die Verteilerzentren der Deutschen Post, um direkt von dort die Post rauszufischen und an die Scanbox nach Berlin zu leiten. In den ersten 2 Wochen gab es kleinere Verzögerungen, bzw. die Post ging noch bis nach Wiesbaden und wurde dort dann identifiziert und gemäß Auftrag nach Berlin weitergeleitet.

Wo ist der Unterschied zu e-Post?

Ich glaube es gibt von der Deutschen Post einen ähnlichen Service oder es gab einen (Vergangenheit). Habe mir das damals auch angesehen, aber die Website und die Infos waren so mager, dass ich schnell davon Abstand genommen habe.

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