Wie du mit smarter Dokumentenverarbeitung viel Zeit als Makler sparst

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Wer schon ein paar Jahrzehnte als Versicherungsmakler arbeitet, kennt sie noch: Die „gute alte Zeit“ mit vielen handschriftlichen Dokumenten und Bergen von Papier. Im digitalen-Zeitalter hat sich dieser Zustand schon deutlich verbessert – schließlich können wichtige Dokumente heute jederzeit digital abgerufen und verschickt werden.

Allerdings liegen die Daten nicht alle im einheitlichen Format vor, was bei der Verarbeitung zu Problemen führen kann. Ob als eingescannte PDF oder per Mail empfangene Schriftstücke des Versicherers an Kunde oder Vermittler – unstrukturierte Daten führen oft dazu, dass man die Dokumente händisch im eigenen Kundenverwaltungssystem zuordnen  muss. Hierbei passieren Fehler und es verursacht einen riesigen Personalaufwand.

Ich möchte dir im Folgenden ein Tool vorstellen, das viele dieser Probleme löst. Mit Hilfe der „PDF-Box“ kannst du Dokumente viel einfacher verwalten, verarbeiten und in ein einheitliches Format bringen.

Unstrukturierte Dateien kosten Zeit und Geld

Als Versicherungsmakler verarbeitest du täglich viele verschiedene Dokumente (z.B. Anträge von Neukunden, Schadensmeldungen, Beitragsrechnungen usw.). Diese Dateien liegen nicht immer im gleichen Format vor. Mit Sicherheit ist dir „BiPRO“ ein Begriff. Dabei handelt es sich um einen Ansatz, Daten zu strukturieren, damit diese über gängige Schnittstellen ausgetauscht und gespeichert werden können. Einige Versicherer arbeiten bereits damit.

Das Problem: Noch lange nicht alle Daten liegen im BiPRO-Format vor. Und auch wenn, bei BiPRO gibt es verschiedene Normen. Meist sind wir froh, wenn wir die Dokumente überhaupt irgendwie digital als PDF zur Verfügung gestellt bekommen – per E-Mail, BiPRO, Maklerportal usw. Je mehr Dokumente in einem solchen, unstrukturierten Format ankommen, desto höher wird der Verwaltungsaufwand und desto schlechter fällt der eigene kalkulatorische Stundenlohn am Ende des Tages aus. Um diese Situation zu lösen, gibt es die Software „PDF-Box“.

Was kann die „PDF-Box“?

Bei „PDF-Box“ handelt es sich um eine Software, die speziell auf die Bedürfnisse von Versicherungsvermittlern zugeschnitten ist. Das Programm ermöglicht es, PDF-Dokumente automatisiert auszulesen (z.B. Name, Anschrift, Versicherungsnummer etc.) und in ein strukturiertes Datenformat zu überführen.

  • gescannte PDF-Dateien & Faxe
  • PDF-Dateien aus Mail-Anhängen
  • BiPRO 430 PDF-Dateien
  • weitere PDF-Dateien (aus dem Extranet, FTP Bereichen etc.)

Übrigens: Sollte dir jemand eine Datei mit der Endung .docx oder .jpg zuschicken, musst du diese zunächst in eine PDF-Datei umwandeln. Das gelingt ganz einfach mit den typischen PDF-Tools. Schau mal in meinen Tool-Empfehlungen.

Eine künstliche Intelligenz (KI) sorgt bei der „PDF-Box“ dafür, dass die relevanten Daten aus den PDF-Dokumenten extrahiert und dir dann strukturiert zur Verfügung gestellt werden. Aus eigener Erfahrung können bis zu 95% aller Dokumente verarbeitet werden. Maßgeblich für den Erfolg verantwortlich ist aber, wie du die Software auf Ihren Einsatz vorbereitest.

Man kann sich die „PDF-Box“ ein Stück weit wie einen neuen Mitarbeiter vorstellen, den man zunächst anlernen muss, damit er die richtigen Arbeitsschritte ausführt. Auf diese Weise kannst du die Benennung der Dokumente automatisieren und Regeln hinterlegen, die besagen, wie mit bestimmten Vertragsnummern umgegangen werden soll. So wird die Künstliche Intelligenz der „PDF Box“ immer besser an deine Bedürfnisse und Prozesse angepasst.

Wie funktioniert das Tool im Alltag?

Einfach gesagt kommen Dokumente z.B. in deinem Mailpostfach an, welches mit der „PDF-Box“ verknüpft ist. Die Software erkennt dann eine Beitragsrechnung von Kunde A automatisch und stellt diese mit Verknüpfung zum richtigen Vertrag im Posteingang deines Maklerverwaltungsprogramms (z.B. insurgo) bereit. Dabei weiß die Software, was im Dokument der Name, was die Kundenanschrift, Vertragsnummer oder Schadensnummer ist. Umständliches Zuordnen und Ablegen der PDF-Dokumente entfällt.

Die einheitliche Formatierung sorgt dafür, dass du dir viele wiederholende Arbeitsschritte bei der Kundendatenverwaltung sparst. So kannst du deine Zeit sinnvoller nutzen, um Gespräche zu führen und Neugeschäfte anzubahnen. Mit der „PDF-Box“ kannst du also deine Produktivität deutlich erhöhen.

Wichtig: Damit die „PDF-Box“ funktionieren kann, muss dein Maklerverwaltungsprogramm die geeigneten Schnittstellen haben. Insurgo erfüllt diese Bedingung und bietet zahlreiche, nützliche Funktionen.

Tipp: „PDF-Box“ unverbindlich testen

Wenn ich dein Interesse an der Software „PDF-Box“ geweckt habe, kannst du das Programm 14 Tage kostenlos testen. Der Anbieter stellt dir gerne einen Testzugang zur Verfügung. Oder du schaust dir bei mir die PDF-Box in Verbindung mit insurgo an, dann hast du gleich die richtige Kombination.

Die automatisierte Dokumentenverwaltung wie hier vorgestellt, wird in Zukunft Normalität in der Branche sein. Wenn du jetzt schon zu den innovativen Maklern gehören willst, solltest du dir „PDF Box“ definitiv einmal anschauen.

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